Rechten van betrokkenen

Inhoud

1. Inleiding
2. Voor wie: de betrokkene
3. Rechten van betrokkenen
3.1 Informatieplicht (Artikelen 13 en 14 AVG)
3.2 Recht op inzage (Artikel 15 AVG)
3.3 Recht op rectificatie (verbetering of aanvulling), verwijdering, beperking of afscherming
3.4 Recht op overdraagbaarheid (Artikel 20 AVG)
3.5 Recht op bezwaar/verzet (Artikel 21 AVG)
3.6 Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit (Artikel 22 AVG)
4. Uitvoering van uw rechten door Regio Twente
4.1 Taalgebruik en vorm
4.2 Reactietermijn
4.3 Kosten
4.4 Derde ontvangers
4.5 Uitzonderingen
4.6 Klachten


1. Inleiding

Op 25 mei 2018 is de Europees geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming in gegaan. Deze vervangt de Nederlandse Wet Bescherming Persoonsgegevens. Een belangrijk onderdeel van privacy en gegevensbescherming gaat over “rechten van betrokkenen”.
Regio Twente zorgt er voor dat betrokkenen gebruik kunnen maken van deze rechten.

In dit document wordt in meer begrijpelijk taal de rechten van betrokkenen beschreven met telkens verwijzing naar de AVG. Voor de volledige tekst van de AVG wordt verwezen naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

2. Voor wie: de betrokkene

Een betrokkene is een persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt door Regio Twente, of in opdracht van Regio Twente.
Regio Twente moet ervoor zorgen dat een verzoek tot uitoefening van een recht alleen wordt erkend als de aanvrager ook daadwerkelijk geïdentificeerd kan worden als rechtmatige verzoeker.
Indien nodig, of bij twijfel kan aanvullende informatie opgevraagd worden om de identiteit van de aanvrager, of in voorkomende gevallen zijn wettelijk vertegenwoordiger of gemachtigde, als rechtmatig verzoeker te bevestigen.

3. Rechten van betrokkenen

Wat zijn volgens de AVG de rechten die een betrokkene heeft in relatie tot zijn persoonsgegevens?

3.1 Informatieplicht (Artikelen 13 en 14 AVG)

Wanneer verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt, moet voor betrokkenen duidelijk zijn dat dit zo is, of zal zijn, en wat het doel van de verwerking is. De AVG geeft in artikel 13 en 14 aan welke informatie in ieder geval verstrekt moet worden; bijvoorbeeld informatie over de categorieën gegevens, de rechten van betrokkene, de bron van gegevens en de grondslag (het uitgangspunt) voor de verwerking. Verandert het doel van de verwerking, dan moet de betrokkene ook daarover geïnformeerd worden. Het doel van het recht op informatie is te laten zien dat verwerking van persoonsgegevens transparant en behoorlijk gebeurt door de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat betekent dit?
Het recht op informatie betekent dat Regio Twente betrokkenen actief, op een heldere en toegankelijke manier, moet informeren. Essentieel is, dat informeren ook voorafgaand aan een verwerking moet gebeuren. Informeer betrokkenen dus voorafgaand aan de dienstverlening in ieder geval zo goed mogelijk over:
- Welke gegevens vraag je op van de betrokkene?
- Welke gegevens haal je uit andere bronnen?
- Welke bronnen zijn dit?
- Waar ga je de gegevens voor gebruiken?
- Wat is de grondslag (het uitgangspunt) voor deze verwerking?
- Aan wie ga je de gegevens eventueel verstrekken?
- Wat zijn de gevolgen als een betrokkene bepaalde gegevens weigert te verstrekken?

3.2 Recht op inzage (Artikel 15 AVG)

Betrokkene kan vragen om inzicht te krijgen over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Regio Twente moet dan een kopie leveren van de persoonsgegevens die worden verwerkt . Ook moet Regio Twente informatie geven over:

De verwerkingsdoeleinden;
- De betrokken categorieën persoonsgegevens;
- De (categorieën van) ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
- Als het mogelijk is: de periode dat gegevens bewaard worden, of de redenen die de termijn bepalen;
- Dat betrokkene het recht heeft tot rectificatie, verwijdering, afscherming van de persoonsgegevens., beperking van de gegevensverwerking en het maken van bezwaar tegen de verwerking van gegevens;
- Dat betrokkene een klacht kan indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
- Wanneer de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen: informatie over de bron van de gegevens ; en
- Indien van toepassing: als het gaat om automatische besluitvorming, minstens nuttige informatie over de onderliggende logica, de noodzaak en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

3.3 Recht op rectificatie (verbetering of aanvulling), verwijdering, beperking of afscherming

3.3.1 Rectificatie (Artikel 16 AVG)

De betrokkene heeft het recht op rectificatie van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens wanneer blijkt:
- dat deze niet goed zijn of niet goed verwerkt worden;
- dat deze voor het doel van de verwerking niet compleet of niet ter zake doend zijn.

De gegevens moeten zo snel mogelijk worden verbeterd of aangevuld.

3.3.2 Wissen en het recht op vergetelheid (Artikel 17 AVG)

Onder de AVG mag betrokkene, onder omstandigheden, ook een verzoek doen tot wissing (verwijdering) van de persoonsgegevens. Denk hierbij aan een niet rechtmatige verwerking van gegevens. Betrokkene mag ook een verzoek doen tot het intrekken van toestemming voor de verwerking van gegevens waarbij er geen andere rechtsgrond meer overblijft.
Als Regio Twente persoonsgegevens openbaar heeft gemaakt, dan moet Regio Twente die vanwege een verzoek van de betrokkene verwijderen. En dan moet Regio Twente – binnen redelijke grenzen – haar best doen om ook aan anderen te laten weten dat de betrokkene graag wil dat iedere koppeling naar of kopie van de gegevens verwijderd wordt (recht op vergetelheid).

3.3.3 Beperking gegevensverwerking (Artikel 18 AVG)

Onder de AVG heeft betrokkene ook de mogelijkheid om, onder bepaalde omstandigheden, een verzoek tot beperking van de gegevensverwerking aan te vragen. Dit verzoek moet uitgevoerd worden als bijvoorbeeld de verwerking niet rechtmatig plaatsvindt, de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens, en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan.

3.3.4 Afscherming persoonsgegevens (Artikel 19 AVG)

Als blijkt dat er onjuiste persoonsgegevens worden verwerkt, de gegevens voor de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, of op een andere wijze in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt, heeft betrokkene het recht op onmiddellijke afscherming van de persoonsgegevens.

3.4 Recht op overdraagbaarheid (Artikel 20 AVG)

De AVG geeft betrokkenen, onder specifieke omstandigheden, het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij aan Regio Twente heeft verstrekt, te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. Hij heeft ook het recht om deze gegevens aan een andere (gegevens)verantwoordelijke over te dragen zonder te worden gehinderd door Regio Twente. Dit kan ook door toezending van Regio Twente naar de opvolgende organisatie.

3.5 Recht op bezwaar/verzet (Artikel 21 AVG)

Onder omstandigheden heeft de betrokkene het recht van bezwaar/verzet tegen de gegevensverwerking vanwege zijn specifieke situatie. Hierbij dient de gegevensverwerking gestaakt te worden, tenzij Regio Twente hiervoor een dwingende gerechtvaardigde reden heeft die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of die verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Deze laatste uitzondering geldt niet voor de gegevensverwerking voor direct marketing. Dan mogen de persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden worden verwerkt.

3.6 Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit (Artikel 22 AVG)

Regio Twente mag alleen onder specifieke omstandigheden beslissingen nemen die gebaseerd zijn op uitsluitend geautomatiseerde gegevensverwerkingen, waaraan voor de betrokkene rechtsgevolgen zijn verbonden of die hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen . Bij Regio Twente wordt in de huidige bedrijfsvoering geen gebruik gemaakt van deze manier van gegevensverwerking.

4. Uitvoering van uw rechten door Regio Twente

Regio Twente hanteert onderstaande richtlijnen bij de uitvoering van de rechten van betrokkenen:

4.1 Taalgebruik en vorm

De communicatie met de betrokkene(n) vindt plaats op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm. Informatieverstrekking aan de betrokkene vindt digitaal via PDF-bestand plaats, maar kan op speciaal verzoek ook schriftelijk per post plaatsvinden.

4.2 Reactietermijn

Gewoonlijk zal de reactietermijn maximaal één maand zijn. Het kan voorkomen dat de reactietermijn langer duurt dan één maand. Als het om een ingewikkeld verzoek gaat, kan de reactietermijn verlengd worden met maximaal twee maanden. Het totaal van de termijn mag nooit langer zijn dan drie maanden. Hierover wordt de betrokkenen zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

4.3 Kosten

Regio Twente brengt geen kosten in rekening voor het uitvoeren van de rechten. Tenzij het verzoek niet terecht is of te vergaand blijkt te zijn. Vooral als het zich herhaaldelijk voordoet. In dat geval kan Regio Twente een redelijke vergoeding rekenen of weigeren het verzoek uit te voeren.

4.4 Derde ontvangers

Tenzij het niet mogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost, moet Regio Twente andere ontvangers van de genoemde persoonsgegevens op de hoogte brengen van het verzoek tot rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of van de verwerkingsbeperking.

4.5 Uitzonderingen

Regio Twente kan de bovenstaande beschreven verplichtingen en rechten negeren wanneer dit noodzakelijk en evenredig is ter waarborging van de volksgezondheid en sociale zekerheid.

4.6 Klachten

Regio Twente voert naar alle redelijkheid de rechten van betrokkenen uit. Bij verschillen in inzicht probeert Regio Twente in overleg met betrokkene tot een oplossing te komen. Toch kan het voorkomen dat u een klacht heeft over de uitvoering door Regio Twente van uw rechten als betrokkene. U heeft dan de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.